Aktenvernichtung

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Aktenvernichtung

Jeder von uns hat mehrmals täglich damit zu tun: Vertrauliche Daten werden nicht nur im Privathaushalt und am Arbeitsplatz verarbeitet, sondern auch in allen Firmenbetrieben. Aus diesem Grund ist ein rücksichtvoller Umgang ebenso wichtig, wie eine verantwortungsvolle Aktenvernichtung – gelangen nämlich vertrauliche Informationen an Dritte, kann das verheerende Folgen für den Betroffenen haben. Damit Sie sich und andere vor Datenmissbrauch schützen, haben wir Ihnen in diesem Ratgeber zusammengefasst, welche Informationen vertraulich behandelt werden müssen und was Sie bei der Aktenvernichtung unbedingt beachten sollten.

 

Wie kann ich vertrauliche Dokumente sicher entsorgen?

Mit einer Schredder-Maschine können Sie eine sichere und diskrete Aktenvernichtung von vertraulichen Dokumenten vornehmen. Dieses Gerät zerschneidet die Unterlagen in Sekundenschnelle in feine Streifen, sodass die Informationen für andere unleserlich und damit unbrauchbar werden.

Da es sich bei vertraulichen Dokumenten in der Regel um normales Schreibpapier handelt, können Sie die Papierfetzen anschließend über die blaue Tonne (Altpapier) entsorgen. Um komplett auf Nummer sicher zu gehen, entsorgen Sie die Papierfetzen stapelweise in mehreren Altpapiertonnen.

Wenn Sie bei einer größeren Menge von Unterlagen eine Aktenvernichtung vornehmen müssen, kann die Entsorgung auch über den öffentlichen Wertstoffhof erfolgen. Generell ist die Abgabe von Altpapier auf einem Wertstoffhof kostenlos. Allerdings können sich die Abgabebedingungen von Region zu Region unterscheiden. Daher empfehlen wir Ihnen sich im Voraus darüber zu informieren.

 

Welche Unterlagen müssen über die Aktenvernichtung entsorgt werden?

Wenn Sie Unterlagen mit sensiblem Inhalt entsorgen möchten, ist die Aktenvernichtung der beste Weg dafür. Unter sensiblen Inhalt fallen sämtliche Daten, die Rückschlüsse auf eine Person ziehen können. Diese dürfen auf keinen Fall einfach so in die Hände fremder Personen gelangen, weswegen vertrauliche Informationen bei der Entsorgung unkenntlich sein müssen.

Vertrauliche Informationen bzw. personenbezogene Daten sind zum Beispiel Name, Adresse, Telefonnummer, Kontonummer, Führerscheinnummer, Sozialversicherungsnummer, Unterschriften, Finanzdokumente sowie schulische und medizinische Informationen. Aber auch Mitarbeiterkarten und Lieferanten- und Kundendaten fallen unter personenbezogene Daten, die über die Aktenvernichtung am besten entsorgt werden können. Achten Sie also darauf, dass die oben genannten Daten unter keinen Umständen problemlos an Fremde gelangen können.

 

Was muss ich bei der Aktenvernichtung beachten?

Einige Dokumente unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist, wie etwa gewisse Rechnungen und Bankunterlagen. Ärztliche Unterlagen, Steuer- und Rentenbescheide, Zeugnisse und andere amtliche Dokumente sollten Sie grundsätzlich nie entsorgen, sondern lebenslänglich aufbewahren. Außerdem sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Unterlagen wirklich nicht mehr benötigen, bevor Sie diese über die Aktenvernichtung endgültig entsorgen.

 

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